【コピペで完了】複数のExcel・スプレッドシートの情報をAIで一瞬でリスト化

2025年10月17日

大学職員や事務職の皆さん、日々の業務でこんなデータ集計作業に追われていませんか？

部署や学部ごとに分かれた名簿を、一つのファイルに手作業でまとめている…
複数のイベント参加者リストから、「出席者」だけの名簿を必死にコピペしている…
年度ごとに散らばったシートから、特定の職員を探し出すのに時間がかかっている…

関数とにらめっこしたり、単純なコピペ作業を繰り返したりするのは、時間もかかる上にミスも起きやすいですよね。

この記事では、そんな集計作業を劇的に変える方法をご紹介します。専門知識は一切不要。スプレッドシートのデータをコピーして、AI（Geminiなど）に貼り付け、「こうして」とお願いするだけで、面倒なリスト作成が一瞬で終わる手順を解説します。

今回のゴール：バラバラの名簿から「出席者リスト」を自動作成する

まず、私たちが今日目指すゴールを確認しましょう。

下の画像のように、「総務課」「入試課」「教務課」「経理課」とシートが分かれている名簿があります。この中から該当の会議に「出席」と書かれている人だけを抜き出し、きれいな「出席者リスト」としてAIに出力させるのが今回の目的です。

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データを準備する

はじめに、集計したいデータが入力されたExcelまたはGoogleスプレッドシートを用意します。今回は、以下のような構成を例に進めます。
シート構成:

「総務課」シート
「入試課」シート
「教務課」シート
「経理課」シート
「会議出席者リスト」シート（最終的なリストを貼り付けるための、空のシート）

各シートの項目:

A列：氏名
B列：職員番号
C列：会議名
D列：出欠（出席or欠席）

Excelのサンプルデータも掲載しておきます。

2025年度会議出席者管理ダウンロード

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ファイルをAIに読み込ませる

AIに分析してほしいファイルを、AIのチャット画面に追加します。

今回はGoogleのGeminiを使用します

Geminiのチャット画面を開き、＋のアイコン（ファイルをアップロード）をクリックします。

準備しておいた「2025年度会議出席者管理.xlsx」ファイルを選択し、アップロードします。

ファイルがチャット画面に読み込まれるのを待ちます。

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AIにリスト作成を依頼する

ファイルの追加が終わったら、チャット入力欄に、AIに何をしてほしいのかを具体的に指示します。以下の指示（プロンプト）をコピーして貼り付けてください。

アップロードしたファイルに含まれる「総務課」「入試課」「教務課」「経理課」の4つのシートのデータから、
C列の「会議名」が「C会議」でD列の「出欠」が「出席」になっている人だけを抽出してください。

抽出する項目は、A列の「氏名」、B列の「職員番号」です。

最後に、全員分のデータを一つのリストとして、見出しを付けて出力してください。

この指示文（プロンプト）の入力が終わったら、送信ボタンを押します。

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AIの出力結果をExcel・スプレッドシートに貼り付ける

AIが指示を理解し、ファイル内の複数シートをして条件に合う「出席者」だけのリストを瞬時に生成してくれます。