事務職・大学職員のためのAI活用完全ガイド【2026年版】｜ツール選びから実践まで全部わかる

この記事でわかること

✅ 事務職・大学職員がAIで時短できる代表的な業務と具体例
✅ Gemini・Copilot・ChatGPTの使い分けと選び方
✅ 職場でAIを安全に使うためのセキュリティの基本
✅ このブログの記事一覧（テーマ別）

はじめに

「AIがすごいのはわかるけど、自分の仕事にどう活かせばいいかわからない」

そう感じている事務職の方に向けて、この記事を書きました。

私は都内の総合大学に勤める文系出身の事務職員です。プログラミングの知識はゼロ。Excelの関数も毎回ネット検索していました。そんな私がAIを使い始めたことで、2〜3時間かかっていた作業が30分で終わるようになり、繰り返しの定型業務を自動化できるようになりました。

AIは「SEさんや技術職の人が使うもの」というイメージを持っている方もいるかもしれません。でも実際には、AIが最も力を発揮するのは事務職が日常的にこなしている「文章・整理・集計」の仕事です。

この記事では、ITが得意でない事務職の方が今日から使えるAI活用法を、ツール選びから具体的な使い方、セキュリティの注意点まで、まとめて解説します。また、このブログ（JIMU×AI）で扱っているテーマ別の記事一覧も紹介しています。まずここを読めば、次に何を読むべきかがわかるようになっています。

AIが得意な事務作業・苦手な作業

まず、AIに任せられる仕事と、人間が判断すべき仕事を整理しておきましょう。

AIが得意な事務作業

業務	具体例	削減できる時間の目安
文章の下書き・修正	メール・お知らせ文・議事録	30〜60分 → 5〜10分
情報の整理・要約	会議メモ・長文資料の要点抽出	60分 → 10分
Excel作業の補助	関数の作成・エラー原因の調査	都度の検索時間がゼロに
アンケートの分析	自由記述回答のカテゴリ分け	半日 → 30分

AIが苦手なこと（人間が判断すべきこと）

• 個人情報を含む書類の最終確認
• 対面での調整・交渉
• 組織の慣例・暗黙のルールへの対応
• 出力内容の事実確認（ファクトチェック）

AIは「作業の土台を作る」のが得意で、「最終判断をする」のは人間の役割です。この使い分けを押さえることが、事務職のAI活用の第一歩です。

AIツールの選び方｜まず1つから始める

「種類が多くて何を使えばいいかわからない」という方向けに、事務職が最初に試すべきツールを3つに絞りました。

① Gemini（Google）── 職場でGoogleを使っているなら最初の選択肢

Googleが提供するAIです。GmailやGoogleドライブとの連携がスムーズで、職場でGoogleアカウントを使っている方に最もおすすめです。

• Googleアカウントがあれば今すぐ使える
• ブラウザで開くだけで利用できるため、インストール不要
• 職場のGoogle Workspaceアカウントで利用できる場合は、個人アカウントよりも業務利用に向いていることがある

👉 詳しく読む：

② Microsoft Copilot── 職場でOffice・Teamsを使っているなら

MicrosoftのAIです。ブラウザで使えるCopilot Chatに加え、契約・アカウント・組織設定によってはWordやExcelなどのMicrosoft 365アプリ内でも利用できます。職場や学校で使える範囲は、Microsoft 365のアカウント画面に表示されるラベルと所属先の案内を確認してください。

• Copilot Chatはブラウザから利用できる
• Word・Excelなどで利用できるかは、対象ライセンス、アカウントのラベル、組織設定によって異なる
• 「Copilot Chat (Basic)」ではWord・Excel等のアプリ内利用はできず、「M365 Copilot (Basic)」「M365 Copilot (Premium)」では利用できる

👉 詳しく読む：

③ ChatGPT── 情報が豊富で入門者が使いやすい

OpenAIのChatGPTは知名度が高く、使い方の情報がインターネット上に豊富です。「困ったときに検索して解決しやすい」という点で入門者向きです。

• 無料版でも、文章作成・要約・アイデア出しなど基本的な作業に対応できる
• 有料プランでは、利用できる回数や機能が増える
• GeminiやCopilotとの比較・使い分けはこちら

👉 詳しく読む：

迷ったら、職場で使っているGoogleかMicrosoftに合わせるのが最もスムーズです。

今日から試せる！AI時短活用3選

1. ビジネスメールの文面を自動生成

要点を箇条書きにするだけで、丁寧なビジネスメールに整形してくれます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

以下の要点を入れて、学科教員への丁寧なメールを作成してください。
・オープンキャンパスの件で相談
・来週月曜か火曜の午後で30分ほど時間を確保してほしい
・候補日時の提示を依頼

2. PDF資料・長文の要約

会議資料（PDF）や長いWebページを渡して「要約して」「ポイントを3つ教えて」と指示するだけ。事前確認資料の作成や、複数業者の比較表づくりにも使えます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

この会議資料の概要を300字以内で要約してください。
特に、会議の具体的な議題と結論を明確にしてください。

👉 PDFを使った詳しい活用法はこちら：

3. Excel関数の自動生成

「〇〇学部のデータだけを集計したい」など目的を伝えると、そのまま使える関数を提示してくれます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

以下のExcelデータについて、関数を教えてください。
・A列：学生番号
・B列：学部名
・C列：入学区分（一般入試・推薦入試・AO入試）
・D列：合否（合格・不合格）

【目的】「文学部」かつ「一般入試」で「合格」した学生の数を
F2セルに表示する関数を作成してください。

👉 Excel×AI活用の詳しい記事はこちら：

職場でAIを使う際のセキュリティ注意点

AIを業務で使う前に必ず押さえておくべきことが1点あります。

個人情報・機密情報はAIに入力しない

氏名・学籍番号・成績など個人を特定できる情報は、個人アカウントのAIには入力しないことが原則です。個人アカウントで入力した情報は、AIの学習に利用される可能性があります。

対策として有効なのは、固有名詞を「Aさん」「B学部」などに置き換えてからAIに渡すことです。

また、職場・大学で認められているアカウント（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を使うと、個人アカウントよりも業務利用に向いている場合があります。ただし、入力内容の扱いや利用できる範囲は契約内容・管理者設定・所属先のガイドラインによって異なるため、必ず事前に確認しましょう。

私の職場でも当初はAI使用に慎重な意見がありましたが、「個人情報を入れない使い方」を具体的に示すことで、徐々に理解が広がっていきました。

👉 セキュリティについて詳しく読む：

JIMU×AI 記事一覧｜テーマ別ガイド

このブログで扱っているテーマを整理しました。気になる分野から読み進めてください。

🤖 AIツール基礎・比較

ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、主要AIツールの違いや選び方を知りたい方向けの記事です。

📄 文書・PDF活用

PDF資料の要約、文章校正、アンケート自由記述の整理など、文書作業をAIで効率化したい方向けの記事です。

📊 Excel・VBA活用

Excel関数、VBA、マクロ修正など、事務職のExcel作業をAIで楽にしたい方向けの記事です。

⚙️ 業務効率化・自動化

定型業務の自動化、毎回同じ指示の省略、AIへの作業依頼など、日常業務を効率化したい方向けの記事です。

🔐 AI利用時のセキュリティ

個人情報・学生情報・機密情報を扱う大学職員や事務職が、AIを安全に使うために確認しておきたい記事です。

🎓 大学・入試関連

AIが大学教育・入試・大学業務に与える影響を知りたい方向けの記事です。

🧠 AI時代のキャリア

AI時代に大学職員・事務職としてどう働くか、どんなスキルを身につけるべきかを考えたい方向けの記事です。

まとめ｜事務職のAI活用は「小さく始める」が正解

• まずツールを1つ選ぶ：Googleユーザー→Gemini、Microsoftユーザー→Copilot
• 最初の1週間はメール下書きだけ試す：一番手軽で効果を実感しやすい
• 慣れたら資料の要約・Excel補助へ広げる：使える場面が自然と増えていく

「全部いっぺんに使いこなそう」とすると挫折します。まず1つの業務でAIを試して、「これ便利だな」という体験を積み重ねることが大切です。

AIは事務職の仕事を奪うものではなく、時間がかかっていた作業を肩代わりしてくれる道具です。使いこなした人から、より重要な仕事に時間を使えるようになります。

このブログでは、非エンジニアの事務職でもすぐに使えるAI活用術を発信し続けています。気になる記事からぜひ読んでみてください。