はじめに
Geminiを仕事で使ってみたいけれど、
「何と入力すればいいのかわからない」
「メールや議事録、資料作成にどう使えばいいのかわからない」
と感じていませんか？
この記事では、事務職・大学職員向けに、そのままコピーして使えるGeminiプロンプト例を20個紹介します。メール作成、議事録整理、Excel作業、学生対応、広報文作成など、日常業務で使いやすい例文を業務別にまとめました。
5月に行われたGoogle I/O 2026では、Gemini 3.5やGemini Sparkなど、Geminiを中心とした新しいAI機能が発表されました。AIは単に質問に答えるだけでなく、メール作成・資料整理・文章作成など、実務を支援する方向へ進化しています。
とはいえ、事務職や大学職員が今日からAIを活用するうえで大切なのは、最新機能をすべて覚えることではありません。まずは、「何を、どのように頼むか」を具体的に言葉にすることです。
本記事のプロンプトを自分の業務に合わせて少し書き換えれば、Geminiを「下書き・整理・相談相手」としてすぐに使い始められます。
プロンプトは完璧に作らなくても大丈夫です
最近のGeminiは、以前よりも自然な日本語の指示をかなり理解してくれます。そのため、「役割を細かく定義する」「長い条件を毎回書く」といったことに、最初からこだわりすぎる必要はありません。
まずは「何をしてほしいか」をそのまま伝え、返ってきた回答を見ながら「もう少し短く」「学生向けにやわらかく」「表にして」など、会話しながら整えていくのがおすすめです。
当ブログは現役大学職員の私が、AIツール（Gemini, ChatGPTなど）を活用し、事務業務改善をするためのAI活用ブログです。私自身、文系大学卒の非エンジニアの事務職員なので、専門用語は避けて読者の皆さんが分かりやすく、すぐ使える情報をお届けできるよう心がけています。
プロフィールの詳細は、以下をご覧ください。
Geminiプロンプトとは？AIに仕事を頼むための「依頼文」
Geminiプロンプトとは、Geminiに対して「何をしてほしいか」を伝える指示文のことです。
たとえば、単に「メールを書いて」と頼むだけでも回答は返ってきます。ただ、次のように目的や相手、文体を少し添えると、より実務で使いやすい文章になります。
学生に提出書類の不足を丁寧に連絡するメール文を作成してください。
相手を責める表現は避け、提出期限と提出方法が分かるようにしてください。
文体は丁寧なビジネスメール調にしてください。
このように、プロンプトはAIに仕事を任せるための「依頼文」です。完璧な型を覚える必要はありませんが、依頼内容が具体的なほど、期待に近い回答を得やすくなります。
Geminiに頼むときに入れると便利な5つの要素
プロンプトは完璧に作る必要はありませんが、Geminiにより実務向けの回答を出してもらいたいときは、以下の5つを意識すると便利です。
| 項目 | 入れる内容 |
|---|---|
| 立場 | 必要に応じて、大学職員、事務職、広報担当、学生支援担当など |
| 目的 | メール作成、要約、表作成、アイデア出しなど |
| 相手 | 学生、保護者、教員、上司、外部業者など |
| 条件 | 文字数、文体、注意点、禁止表現など |
| 出力形式 | 箇条書き、表、メール文、チェックリストなど |
最初からすべての条件を書こうとしなくても大丈夫です。まずは自然な日本語で依頼し、必要に応じて「誰に向けて」「何のために」「どんな形式で」出してほしいかを追加していくと、Geminiの回答は実務向けに整いやすくなります。
Geminiを業務で使うときの注意点
便利なGeminiですが、業務で使う場合は注意点もあります。特に大学職員や事務職は、学生情報・教職員情報・入試情報・未公開資料などを扱う場面が多いため、以下の点は必ず意識しましょう。
- 個人情報を入力しない：氏名、学生番号、職員番号、メールアドレス、住所、成績情報などは入力しない。
- 未公開情報を入力しない：入試情報、会議資料、内部決裁資料などは、所属組織のルールに従う。
- 回答をそのまま使わない：AIの回答には誤りや不自然な表現が含まれることがあるため、必ず人が確認する。
- 職場アカウントの利用ルールを確認する：Google WorkspaceやGeminiの利用条件は、組織の契約・設定によって異なる。
この記事のプロンプト例も、実際に使うときは個人情報や機密情報を入れず、必要に応じて仮名やダミーデータに置き換えてください。
メール・文書作成で使えるGeminiプロンプト
まずは、事務職が最も使いやすいメール・文書作成のプロンプトです。文章のたたき台を作るだけでも、かなり時間を短縮できます。
1. 学生向けの丁寧な案内メールを作る
学生に向けて、提出書類の不足を連絡するメール文を作成してください。
条件：
・相手を責める表現は避ける
・提出期限を明確にする
・提出方法を分かりやすく書く
・文体は丁寧で、やわらかい印象にする
・件名も3案出す
不足書類：
【ここに書類名を入れる】
提出期限：
【ここに期限を入れる】
提出方法：
【ここに提出方法を入れる】2. 保護者向けのお知らせ文を作る
大学から保護者向けに送るお知らせ文を作成してください。
テーマ：
【ここにテーマを入れる】
条件：
・専門用語を避ける
・不安をあおらない
・必要な手続きが分かるようにする
・600字以内
・見出し付きで読みやすくする
対象：
学生の保護者3. 上司への報告文を短く整える
以下のメモを、上司に報告するための簡潔な文章に整えてください。
条件：
・結論を最初に書く
・箇条書きを使う
・事実と意見を分ける
・長すぎる表現を削る
・ビジネス文書として自然な表現にする
メモ：
【ここにメモを貼る】4. 文章をやわらかく言い換える
以下の文章を、相手に冷たく感じられないように、丁寧でやわらかい表現に言い換えてください。
条件：
・意味は変えない
・回りくどくしすぎない
・事務連絡として自然な文体にする
・修正理由も簡単に説明する
文章：
【ここに文章を貼る】会議・議事録で使えるGeminiプロンプト
会議メモや議事録整理は、Geminiと相性が良い業務です。ただし、会議内容に機密情報が含まれる場合は、所属組織のルールに従いましょう。
5. 会議メモから議事録を作る
以下の会議メモをもとに、議事録の形式に整えてください。
条件：
・日時、出席者、議題、決定事項、確認事項、次回までの課題に分ける
・発言の細かい言い回しは整理する
・決定事項と未決事項を分ける
・事務職員が後から見返しやすい形式にする
会議メモ：
【ここに会議メモを貼る】6. 会議の決定事項だけを抜き出す
以下の会議メモから、決定事項だけを抜き出してください。
出力形式：
・決定事項
・担当者
・期限
・補足メモ
条件：
・決定していない内容は「未決」として分ける
・あいまいな表現は「要確認」と書く
・表形式で出す
会議メモ：
【ここに会議メモを貼る】7. 会議後の依頼メールを作る
以下の会議内容をもとに、関係者へ送る依頼メールを作成してください。
条件：
・依頼事項を分かりやすく書く
・期限を明確にする
・丁寧だが長すぎない
・件名も3案出す
会議内容：
【ここに会議内容を貼る】
依頼したいこと：
【ここに依頼事項を入れる】
期限：
【ここに期限を入れる】Excel・表作業で使えるGeminiプロンプト
Excel作業では、関数の作成、表の見直し、データ整理の方針出しにGeminiを活用できます。実データを貼る場合は、個人情報を削除したうえで相談しましょう。
8. Excel関数を作ってもらう
以下の条件に合うExcel関数を作成してください。
目的：
【例：A列の学生区分が「留学生」の人数を数えたい】
シート構成：
・対象シート名：【ここにシート名】
・条件が入っている列：【ここに列】
・結果を表示したいセル：【ここにセル】
条件：
・下の行にコピーして使えるようにする
・関数の意味も初心者向けに説明する
・Excel初心者でも分かるように、貼り付け手順も書く9. 表の見出しを整理してもらう
以下のExcel表の見出しを、分かりやすく整理してください。
目的：
事務職員が後から見ても意味が分かる表にしたい。
条件：
・見出し名を短くする
・同じ意味の項目は統一する
・不要そうな列があれば指摘する
・修正案を表形式で出す
現在の見出し：
【ここに見出し行を貼る】10. 集計表の作り方を相談する
以下のデータを集計したいです。
どのような表を作れば分かりやすいか、事務職向けに提案してください。
目的：
【例：説明会の参加者数を学部別・日程別に集計したい】
元データの項目：
【ここに列名を貼る】
出力してほしい内容：
・おすすめの集計表レイアウト
・必要な列
・使うと便利なExcel関数
・ピボットテーブルを使うべきかどうか企画・アイデア出しで使えるGeminiプロンプト
企画書や改善提案のたたき台作成にもGeminiは使えます。ゼロから考えるより、AIに複数案を出してもらい、人間が選ぶ形にすると効率的です。
11. 業務改善アイデアを出してもらう
以下の業務について、改善アイデアを10個出してください。
対象業務：
【ここに業務内容を入れる】
条件：
・追加予算なしで始められる案を優先
・現場職員の負担が増えすぎない案にする
・AIやExcelで効率化できる案を含める
・効果、難易度、注意点を表で整理する
・大学事務の現場で実行しやすい案にする12. 企画書の構成を作ってもらう
以下のテーマで、学内提案用の企画書の構成案を作ってください。
テーマ：
【ここにテーマを入れる】
条件：
・A4 2枚程度の企画書を想定
・背景、課題、提案内容、期待効果、スケジュール、リスクを含める
・大学職員が上司に説明しやすい構成にする
・見出しと各項目に書くべき内容を整理する13. 反対意見を想定してもらう
以下の提案について、上司や関係部署から出そうな反対意見を想定してください。
提案内容：
【ここに提案内容を貼る】
出力してほしい内容：
・想定される反対意見
・反対意見が出る理由
・事前に用意すべき説明
・落としどころの案
大学事務の現場で現実的に起こりそうな観点でお願いします。学生対応・窓口対応で使えるGeminiプロンプト
学生対応では、正確さと丁寧さの両方が求められます。Geminiには、返信文のたたき台や説明文の言い換えを依頼すると便利です。
14. 学生への説明文をやさしく言い換える
以下の説明文を、学生に分かりやすい表現に言い換えてください。
条件：
・専門用語をできるだけ避ける
・必要な手続きが分かるようにする
・やさしいが、くだけすぎない表現にする
・重要な注意点は箇条書きにする
元の文章：
【ここに文章を貼る】15. よくある質問と回答を作る
以下の制度・手続きについて、学生向けのFAQを作成してください。
テーマ：
【ここにテーマを入れる】
条件：
・質問と回答を10個作る
・学生が実際に迷いそうな質問にする
・回答は短く分かりやすくする
・必要に応じて「詳細は窓口へ確認」と入れる
・表形式で出す16. クレーム気味の問い合わせへの返信文を作る
以下の問い合わせに対する返信文を作成してください。
条件：
・相手の不満を受け止める
・謝罪しすぎず、事実を丁寧に説明する
・できること、できないことを明確にする
・感情的な表現は避ける
・大学事務の窓口対応として自然な文体にする
問い合わせ内容：
【ここに問い合わせ内容を貼る】
こちらの対応方針：
【ここに対応方針を入れる】広報・SNS・チラシ作成で使えるGeminiプロンプト
広報業務では、文章のたたき台、SNS投稿案、チラシ構成案をGeminiに作ってもらうと便利です。画像生成AIと組み合わせる前の「企画整理」にも使えます。
17. イベント告知文を作る
以下のイベント情報をもとに、大学公式サイトに掲載する告知文を作成してください。
条件：
・見出しを付ける
・参加メリットが伝わるようにする
・日時、場所、対象、申込方法を分かりやすく整理する
・学生向けに親しみやすい文体にする
・500字以内
イベント情報：
【ここにイベント情報を貼る】18. SNS投稿文を複数案出してもらう
以下のイベントについて、大学公式SNSに投稿する文章を5案作成してください。
条件：
・X向けに短め
・Instagram向けに少し親しみやすい案も含める
・絵文字は使いすぎない
・参加したくなる一言を入れる
・ハッシュタグ案も付ける
イベント情報：
【ここにイベント情報を貼る】19. チラシの構成案を作る
以下のイベントについて、A4チラシの構成案を作成してください。
条件：
・上から下に読む順番で構成する
・見出し、本文、強調すべき情報を分ける
・参加者に伝えるべきメリットを入れる
・デザイン担当者に渡せるように、配置イメージも説明する
イベント情報：
【ここにイベント情報を貼る】20. 画像生成AI用のプロンプトを作ってもらう
以下のイベント告知に使う画像を生成したいです。
画像生成AIに入力するためのプロンプトを作成してください。
条件：
・日本語プロンプトと英語プロンプトの両方を出す
・被写体、場所、雰囲気、構図、色味を具体的に書く
・大学広報で使いやすい落ち着いた表現にする
・文字入れは後からPowerPointやCanvaで行う前提にする
イベント内容：
【ここにイベント内容を入れる】プロンプトを使うときのコツ｜一度で完成させようとしない
Geminiにプロンプトを入力しても、最初の回答がそのまま完成版になるとは限りません。むしろ、AIの回答を見ながら、追加で指示を出して整えていく使い方がおすすめです。
たとえば、次のように追加で依頼します。
もう少し短くしてください。
学生向けに、やわらかい表現にしてください。
上司に提出する文書として、少しフォーマルにしてください。
箇条書きではなく、メール文の形にしてください。
表形式で整理してください。
注意点を3つ追加してください。このように、Geminiとのやり取りは「1回で正解を出す」よりも、会話しながら完成度を上げるイメージで使うと実務に取り入れやすくなります。
Google I/O 2026以降、Gemini活用で意識したいこと
Google I/O 2026では、Gemini 3.5やGemini Sparkなど、AIがより「作業を進める」方向に進化していることが示されました。今後は、AIに質問するだけでなく、メール・資料・予定・ドキュメントなどを横断して、業務を補助する場面が増えていくと考えられます。
ただし、どれだけAIが進化しても、事務職や大学職員にとって大切なのは、業務の目的を理解し、必要な情報を整理し、最後に人間が確認することです。
つまり、これからのAI活用では、プロンプトは単なる「質問文」ではなく、AIに安全に仕事を任せるための依頼文になります。
まとめ：Geminiは事務職の「下書き・整理・相談相手」として使いやすい
Geminiは、メール作成、議事録整理、Excel作業、学生対応、広報文作成など、事務職の日常業務に幅広く活用できます。
今回紹介した20個のプロンプトは、すべてそのまま使える形にしていますが、実際には自分の業務に合わせて少しずつ修正して使うのがおすすめです。
- 文章作成に困ったら、まずGeminiにたたき台を作ってもらう
- 会議メモや資料は、決定事項・課題・次の作業に分けてもらう
- Excel関数や表作成は、目的と列構成を伝えて相談する
- 学生対応や保護者対応では、丁寧で分かりやすい表現に整えてもらう
- 最後は必ず人間が確認し、所属組織のルールに従って使う
まずは、この記事の中から自分の業務に近いプロンプトを1つ選び、Geminiに貼り付けて試してみてください。AI活用は、難しい設定よりも「一度使ってみること」から始まります。
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