【2026年版】Gemini Gemの使い方とプロンプト例｜事務職の定型業務を自動化する設定手順

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2025年11月25日2026年4月7日

はじめに

ChatGPTやGeminiなどのAIを使った業務効率化は進んでいますか？

「メールの返信文を考えてもらう」「Excel関数を生成してもらう」といった作業は劇的に早くなりますが、AIを使うたびに「〜という形式で回答して」「丁寧語で、ただし簡潔に」という、決まったルール（プロンプト）を毎回入力し直すのは、地味に面倒で時間がかかります。

AIを使うたびに「〜という形式で回答して」「丁寧語で、ただし簡潔に」という、決まったルール（プロンプト）を毎回入力し直すのは、地味に面倒で時間がかかります。

特に事務職の業務では、文書のルールや体裁が厳格に決まっていることも多く、AIを使用する頻度が増えれば増えるほど毎回プロンプトを打つ手間が結構かかりますよね。

そこで活用したいのが、Google Geminiの「Gem」です。

Gemsは、あなたが設定した「口調」や「回答形式」をAIに記憶させ、ワンクリックで呼び出せる自分だけのカスタムAIアシスタントを作成できます。Geminiの無料アカウントでも利用可能です。

当ブログは現役大学職員の私が、AIツール（Gemini, ChatGPTなど）を活用し、事務業務改善をするためのAI活用ブログです。私自身、文系大学卒の非エンジニアの事務職員なので、専門用語は避けて読者の皆さんが分かりやすく、すぐ使える情報をお届けできるよう心がけています。
プロフィールの詳細は、以下をご覧ください。

JIMU×AI

About Me | JIMU×AI 管理人プロフィールはじめまして！このブログを運営している[K]と申します。運営者の基本情報年齢：20代後半職業：都内総合大学事務職員（非エンジニア）家族：既婚、…

Gemとは？

Gemを一言で言えば、「特定のタスクに特化させ、回答ルールを記憶させたGemini」です。

通常のGeminiを使う場合と、Gemを使う場合の違いを見てみましょう。

Gemを使えば、あなたの代わりにAIが「あなたは〇〇課の職員です」「必ず結論から書きなさい」「説明は無しで、Excelの関数のみ表示してください」といった指示（カスタム指示）を常にAIに送り続けてくれます。

これにより、あなたは「要約して」「返信して」「出力して」と言うだけで、常に一定の形式で回答を得られるようになるのです。

事務職におすすめのGem活用例5選｜カスタム指示のプロンプト例つき

事例① メール作成アシスタント Gem

外部業者や取引先とのやり取りで求められる、正確かつ丁寧なビジネスメール作成に特化させます。

設定するカスタム指示の例

あなたは、ビジネスマナーを熟知したベテランの事務職員です。回答は以下のルールを厳守してください。

必ずです・ます調の丁寧語を使用する

結論を冒頭に明記する

件名を必ず明記する

文頭は必ず「お世話になっております。〇〇部の〇〇です。」で始める

文末は必ず「どうぞよろしくお願いいたします。」で締める

事例② Excel関数作成 Gem

複雑なExcel関数を、解説付きで生成させることに特化させます。

設定するカスタム指示の例

あなたはExcelの関数を専門とするコンサルタントです。質問に対し、以下の形式で回答しなさい。

まずコピペできる関数を提示する

次に、その関数の簡単な使い方と注意点を箇条書きで解説する

VBAやマクロといった複雑な方法は提案しないこと

事例③ 議事録整形 Gem

会議メモや録音の文字起こしをそのまま貼り付けるだけで、整形された議事録に変換してくれます。

設定するカスタム指示の例

あなたは会議の議事録を整理する専門アシスタントです。入力されたメモや文字起こしを以下の形式に整形してください。

冒頭に「日時・参加者・議題」を記載する

本文は「決定事項」「議論内容」「次回アクション（担当者・期限付き）」の3ブロックで構成する

常体（だ・である調）で簡潔にまとめる

固有名詞・数字・日付は原文のまま正確に記載する

事例④ 文書チェック・校正 Gem

作成した報告書やお知らせ文などを貼り付けるだけで、誤字脱字・表現の改善点を指摘してくれます。

設定するカスタム指示の例

あなたは公用文の校正を専門とするエディターです。入力された文章に対し、以下の観点で確認・修正してください。

誤字脱字・助詞の誤りを指摘する

敬語・丁寧語の不統一を指摘する

長すぎる文章は分割案を提示する

修正後の完成文も必ず出力する

事例⑤ 報告書・資料の要約 Gem

長い資料や報告書をアップロード（またはテキストを貼り付け）すると、決まったフォーマットで要約してくれます。

設定するカスタム指示の例

あなたは資料の要約を専門とするアシスタントです。入力された文書を以下の形式で要約してください。

3行以内で全体のポイントをまとめる

「背景」「結論」「次のアクション」の3項目で整理する

専門用語は必要に応じてわかりやすく補足する

【画像で解説】誰でもできる！Gem作成の3ステップ

STEP

Geminiを開く

Geminiのホーム画面（チャット画面）左側のメニューから「Gemを表示」を選択します。

STEP

Gem作成画面を開く

右下の「＋Gemを作成」を選択

STEP

名前とカスタム指示を設定する

「名前」と「説明」を入力し、「カスタム指示」エリアに、AIの「役割」と「回答ルール」を具体的に記入します。

どんな形式で回答してほしいかを詳細に書くほど回答の精度が上がります。

今回は「メール文面作成Gem」を作ってみます。

STEP

テストして保存する

右側のプレビュー画面で、実際に質問を入力し指示通りの回答が得られるかテストします。

問題がなければ「保存」ボタンをクリックして完了です。

回答がイマイチであれば「カスタム指示」を修正してみましょう

作成したGemは、Geminiのチャット画面左側のメニューに表示され、クリックするだけでいつでも呼び出せるようになります。

GeminiのGemsとChatGPTのGPTsの違い

同様の機能を持つ2つのサービスですが、どちらが使いやすいのかを比較してみましょう。

	GeminiのGems	ChatGPTのGPTs
作成	無料版で可能 ✅	自作は有料版（Plus以上）のみ ⚠️ （他者作成のGPTsは無料版でも利用可）
利用	自分が作ったGemを使用	自作は有料版のみ・他者作成のGPTsは無料版でも利用可
カスタム指示	テキストで設定	テキストで設定（より細かい設定も可能）
Googleアプリ連携	Gmail・Docsとの連携が得意	×（Officeとの連携はなし）
料金	無料〜	作成は月額1,400円〜（Go）