【2026年版】Gemini Gemの作り方・使い方｜事務職向けプロンプト例3選

Geminiを使うたびに、「丁寧なメールにして」「決定事項と担当者を分けて」など、同じ指示を繰り返していないでしょうか。

Google Geminiの「Gem」を使うと、AIの役割や回答形式をあらかじめ登録し、必要なときに呼び出せます。メール、議事録、問い合わせ対応など、書き方や確認項目がある程度決まっている業務で便利な機能です。

この記事では、現役大学職員の私が、事務職の方がすぐ試せる3つのGemと、作成手順、業務で利用する際の注意点を紹介します。

GeminiのGemとは

Gemは、役割や回答ルールを保存した、自分用のGeminiです。

通常のGeminiでは、チャットを始めるたびに前提や出力形式を伝える必要があります。Gemなら、「事務職員として回答する」「不明な情報は推測しない」「件名と本文を分ける」といった指示をあらかじめ登録できます。

作成したGemは一覧から選んで繰り返し利用できるため、よく使うプロンプトを探して貼り付ける手間を減らせます。

Gemでできること・できないこと

できること	できないこと
役割や文体、回答形式を保存する	確認なしで業務を自動実行する
メールや議事録の下書き形式をそろえる	入力にない事実を正確に補う
参考資料を追加して回答の前提にする	AIの誤りを完全になくす
用途別のGemを作り分ける	所属先のルールに代わって利用可否を判断する

Gemは、定型業務の「下書きの型」を作る機能と考えるとわかりやすいです。最終確認や送信、決裁は人が行います。

Gemini Gemの作り方

GemはGeminiのWeb版から作成できます。画面の表示はアカウントや更新状況によって異なる場合があります。

Gemの指示は4項目で作る

指示を作るときは、次の4項目に分けると整理しやすくなります。

• 役割：どのような立場で回答するか
• 作業：入力された内容をどう処理するか
• 前提：守る条件や判断基準
• 形式：見出し、順番、文体など

業務で使う場合は、「入力にない情報を推測しない」「判断できない内容は『要確認』と記載する」「送信前に人が確認する」も加えておくと安全です。

事務職の方がすぐ使えるGemのプロンプト例3選

メール作成Gem

箇条書きの要件から、件名と本文をそろえたメールの下書きを作るGemです。学生向け案内、教員への依頼、取引先への連絡など、用途に合わせて文体を調整できます。

Gemに登録する指示の例

あなたは、正確で読みやすいビジネスメールを作成する事務職員です。入力された要件から、メールの下書きを作成してください。

• 最初に件名、その後に本文を表示する
• 結論または依頼内容を早めに伝える
• です・ます調で、簡潔かつ丁寧に書く
• 日時、場所、期限、対象者は入力内容を正確に反映する
• 入力にない所属、氏名、日付、連絡先は推測せず「要確認」と記載する
• 最後に、送信前に確認すべき項目を箇条書きで示す

利用するときは、「教員へ会議日程の回答を依頼。候補日は9月3日と5日。回答期限は8月30日」のように、宛先、目的、必要事項を入力します。

議事録作成Gem

会議メモや文字起こしを、決定事項と次の対応がわかる形式へ整理するGemです。

Gemに登録する指示の例

あなたは、会議内容を正確に整理する議事録作成アシスタントです。入力された会議メモまたは文字起こしから、議事録の下書きを作成してください。

• 「会議名」「日時」「参加者」「議題」「決定事項」「主な意見」「対応事項」の順に整理する
• 対応事項は「内容・担当者・期限」の表にする
• 発言にない結論や理由を補わない
• 聞き取れない箇所や判断できない情報は「要確認」と記載する
• 固有名詞、数字、日付は原文と照合できるよう正確に残す
• 最後に、確認が必要な点を一覧にする

文字起こしには誤変換が含まれることがあります。担当者、期限、数値、決定事項は、録音や元のメモと照合してから共有してください。

問い合わせ回答Gem

よくある質問と回答方針をもとに、問い合わせへの返信案を作るGemです。回答の根拠となる案内文やFAQを参考資料として追加しておくと、確認先をそろえやすくなります。

Gemに登録する指示の例

あなたは、問い合わせ内容を整理し、丁寧な回答案を作成する事務職員です。入力された問い合わせと参考資料をもとに返信案を作成してください。

• 最初に問い合わせの要点を1文で整理する
• 回答は、結論、必要な手続き、期限、問い合わせ先の順に書く
• 参考資料に記載がない内容は推測せず「記載なし」と示す
• 個別判断や例外対応が必要な場合は「担当部署へ要確認」と記載する
• 相手を責める表現や断定的すぎる表現を避ける
• 最後に、返信前の確認項目を箇条書きで示す

規程、料金、申請期限など変更される情報は、Gemの回答だけで判断せず、最新の公式情報を確認します。

Gemの回答を改善する3つのポイント

1. 入力例を具体的にする：実際の業務に近い例でテストします。
2. 出力形式を固定する：見出し、表、文字数、文体を明記します。
3. 禁止事項を加える：推測しない、記載のない数字を作らないなど、避けたい回答を具体的に示します。

一度で完成させようとせず、実際の出力を見ながら指示を少しずつ修正する方が、自分の業務に合うGemを作りやすくなります。

職場や学校のGoogle Workspaceアカウントで使う際の注意点

職場や学校から提供されたGoogle Workspaceアカウントでは、Gemの利用可否や共有範囲が管理者の設定によって異なる場合があります。所属先の利用ルールを確認してください。

Gemを共有すると、アクセス権を持つ利用者が指示や追加したファイルを確認できる場合があります。個人情報、未公開情報、機密情報を入力・追加する前に、共有設定と資料の内容を確認します。

• 実在する学生、教職員、取引先の情報を検証用に使わない
• 共有前にGemの指示と追加ファイルを確認する
• 生成した文章をそのまま送信・公開しない
• 制度、規程、金額、日付は最新の原本と照合する

GeminiのGemsとChatGPTのGPTsの違い

GemsとGPTsは、どちらも用途に合わせた指示や参考資料を設定できる機能です。主に利用しているAIサービスや、連携したい環境で選ぶとよいでしょう。

比較項目	GeminiのGems	ChatGPTのGPTs
主な用途	Geminiで使う専用アシスタントを作成	ChatGPTで使う専用アシスタントを作成
指示の保存	可能	可能
参考資料の追加	可能	可能
選び方	GeminiやGoogle Workspaceを中心に使う方	ChatGPTを中心に使う方

利用できる機能やプランの条件は変更されることがあります。料金だけで決めず、普段の作業環境、所属先の契約、データの扱いを確認して選んでください。

まとめ

GeminiのGemは、毎回入力している役割や回答形式を保存し、メール、議事録、問い合わせ対応などの下書きを作りやすくする機能です。

• 同じ指示を繰り返し入力する手間を減らせる
• 用途別に回答形式をそろえやすい
• 不明な内容を推測しないルールも登録できる
• 最終確認や送信は人が行う必要がある

最初は、使用頻度の高い業務を1つ選ぶのがおすすめです。短い指示で目的の形式が返ってくるまで調整し、使いやすくなってから別の業務へ広げてみてください。

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