早速ですが、皆さんは「生成AI」を普段使っていますか？ここ1〜2年で一気に普及し、使ってみたことのある人も多いのではないでしょうか。しかし、使ったことのある人の多くは「〇〇風の画像生成」や「動物が料理をする動画の生成」など趣味や娯楽として使用している人が多い印象です。
仕事で本格的に活用している人が増えてきている一方で、（まさに私もその一人ですが）事務系の職種の方は文系出身の方が多く、「AIがすごいのは分かるけど、自身の仕事にどう活かしていけば良いのか分からない。」「SEさんや理系の技術職の人が仕事で使うもの。」というイメージを持っている方も多いのではないでしょうか？
そう思っていませんか？私は文系出身の大学事務職員です。プログラミングの知識はゼロ。Excelの関数も毎回ネット検索しながら使っていました。
そんな私もAIを仕事で使い始めたことで、通常2~3時間かかっていた作業が30分で終わったり、繰り返しの作業を自動化するツールを作成できたりと多くの業務を効率化することができています。
この記事では、ITが得意でない事務職の方が今日から使えるAI活用法を、ツール選びから具体的な使い方まで丁寧に解説します。難しい設定は一切ありません。
この記事でわかること
✅ 事務職がAIで時短できる代表的な3つの業務
✅ 無料から始められるAIツールの選び方
✅ コピペで使えるプロンプト例（メール・資料要約・Excel関数）
✅ 職場でAIを使う際のセキュリティの注意点
当ブログは現役大学職員の私が、AIツール（Gemini, ChatGPTなど）を活用し、事務業務改善をするためのAI活用ブログです。私自身、文系大学卒の非エンジニアの事務職員なので、専門用語は避けて読者の皆さんが分かりやすく、すぐ使える情報をお届けできるよう心がけています。
プロフィールの詳細は、以下をご覧ください。
事務職がAIで時短できる業務はどれ？
まず、AIが得意な作業と苦手な作業を整理していきましょう。
AIが得意な事務作業
| 業務 | 具体例 | 削減できる時間の目安 |
|---|---|---|
| 文章の下書き・修正 | メール・お知らせ文・議事録 | 30〜60分 → 5〜10分 |
| 情報の整理・要約 | 会議メモ・長文資料の要点抽出 | 60分 → 10分 |
| Excel作業の補助 | 関数の作成・エラーの原因調査 | 都度の検索時間がゼロに |
| アンケートの分類 | 自由記述回答のカテゴリ分け | 半日 → 30分 |
AIが苦手なこと（人間が判断すべきこと）
- 個人情報を含む書類の最終確認
- 対面での調整や交渉
- 組織の慣例・暗黙のルールへの対応
AIは「作業の土台を作る」のが得意で、「最終判断をする」のは人間の仕事です。
この使い分けを抑えることで、事務作業はAIの恩恵を最も受けやすい職種の一つということがわかるはずです。
事務職向けAIツールの選び方【無料から始められる3選】
「AIツールって種類が多くて何を使えばいいかわからない」という方向けに、事務職が最初に試すべきツールを絞りました。
① Gemini（ジェミニ・ジェミナイ）── Googleアカウントがあれば今すぐ使える
Googleが提供する無料AIです。GmailやGoogleドライブとの連携がスムーズで、職場でGoogleアカウントを使っている方に最もおすすめです。
- 無料版で十分な性能
- ブラウザで開くだけで使える（インストール不要）
- Googleスプレッドシートの関数生成にも使える
👇詳しい使い方と無料版・有料版の違いはこちら
② Microsoft Copilot（コパイロット）── Office・Teamsを使っている職場向け
MicrosoftのAIで、無料版はブラウザから使えます。WordやExcel、Teamsと連携した有料版もありますが、まずは無料版で十分です。
- Word・Excelへの組み込みは有料版が必要
- Teams会議の自動要約は職場契約次第で使える
- 無料版はCopilot.microsoft.comからすぐ試せる
👇 職場での使い方と料金の整理はこちら
③ ChatGPT── 情報が豊富で使い方に迷いにくい
OpenAIのChatGPTは知名度が高く、インターネット上に使い方が豊富に掲載されています。「困ったときに検索して解決しやすい」のが入門者向きな理由です。
- 無料版で基本的な作業は対応可能
- プロンプトの書き方の記事や動画が多い
- 有料版（ChatGPT Go）は月額約1,500円
どれを選べばよいか迷ったら、職場ですでに使っているGoogleやMicrosoftのツールに合わせるのが一番スムーズです。
実践：AIで今日から時短できる3つの業務
まずは、専門知識がなくても誰にでもすぐに試せるAI活用法を3つ紹介します。
どれも実務で役立ち、必要なのはPC・ネット環境のみです。
1. AIでビジネスメール文面を自動生成
教員や外部業者宛の丁寧なメール作成はAIの得意分野です。要点を箇条書きにするだけで、適切なビジネスメールに整形してくれます。
プロンプト例（コピペして試してください）
以下の要点を入れて、学科教員への丁寧なメールを作成してください。
・オープンキャンパスの件で相談
・来週月曜か火曜の午後で30分ほど時間を確保してほしい
・候補日時の提示を依頼使い方のコツ
- 件名を明記する（例：「オープンキャンパスについての相談」）。
- 相手の立場に応じた敬語レベルを指定すると精度が上がる。
- 返信期限や必要資料の有無など、要点を細かく伝える。
2. AIによるPDF資料やWebサイトの要約
会議資料（PDF）や参考情報のWebページを渡して「要約して」「重要なポイントを3つ教えて」「表にして」と指示すると、情報収集が短時間で終わります。
プロンプト例（コピペして試してください）
この会議資料PDFの概要を300字以内で要約してください。
特に、会議の具体的な議題と、結論を明確にしてください。※PDFの内容を直接貼り付けたり、長いWebページのURLを指示することも可能です。
実務での使いどころ
- 会議前の事前確認資料作成
- 外部研修の内容整理
- 複数資料の比較表作成（例：業者A・業者Bの機能比較）
注意点
- 元資料の機密性や取り扱いに注意する（社内・学内規程に従う）。
- AIが抽出する要点は過不足があることがあるため、最終チェックは人が行う。
3. AIでExcel関数を自動生成
「〇〇学部のデータだけを抽出したい」など目的を伝えると、そのまま使える関数を提示してくれます。自分のデータ構造（A列が学生番号、B列が学部など）を伝えると、そのままコピペで使える関数が得られます。
プロンプト例（コピペして試してください）
以下のExcelデータについて、指定された条件でデータを抽出・集計する関数を教えてください。
・A列：学生番号
・B列：学部名（例: 文学部、経済学部、法学部）
・C列：学年
・D列：入学区分（例: 一般入試、推薦入試、AO入試）
・E列：合否（例: 合格、不合格）
【目的】
・「文学部」かつ「一般入試」で「合格」した学生の数を数える関数を、
F2セルに設定できるように作成してください。※あなたの実際のデータ構造に合わせてプロンプトを調整してください。
実用例
- フィルタやIFS、VLOOKUP、COUNTIFS、SUMIFSなどの関数を具体的なセル参照付きで生成。
- 複雑な条件付き抽出や、関数以外を使った計算や集計も相談可能。
導入の利点
- 関数を調べる時間が減る
- 手入力によるミスが減る
職場でAIを使う際のセキュリティ注意点
AIを業務で使う前に、必ず押さえておきたいことが1点あります。
個人情報・機密情報はAIに入力しない
氏名・住所・学籍番号・成績など個人を特定できる情報は、AIのチャット画面に入力しないことが原則です。
ただし、以下の設定をすれば入力した内容がAIの学習に使われるリスクを減らせます。
- ChatGPT：設定→「データコントロール」→「すべてのユーザーのモデルを改善する」をオフ
- Gemini：設定→「Geminiアクティビティ」→オフ
- Microsoft Copilot：職場契約の場合は管理者設定で保護されている場合が多い
個人情報を含む作業では、固有名詞を「Aさん」「B学部」などに置き換えてからAIに渡す工夫も有効です。
👇セキュリティについて詳しく知りたい方はこちら
💡 大学という環境での実体験
大学は学生の個人情報を大量に扱うため、AIの使用に慎重な職場も多いです。私の職場でも当初はAI使用に消極的な意見がありましたが、「個人情報を入れない使い方」を具体的に示すことで、理解を得られるようになりました。ルールを守りながら使うことが、職場へのAI導入の第一歩です。
生成AIに慣れてきたら
ある程度、生成AIの使用を使用する頻度が多くなってくると、毎回同じ指示（プロンプト）を入れるのもだんだんと手間になってきます。繰り返しのプロンプトはGem（Google Gemini）やGPTs (Chat GPT)を使うことで省略できます。興味のある方はぜひ以下の記事も参考にしてください。
まとめ：事務職のAI活用は「小さく始める」が正解
今回紹介した活用法をまとめます。
- まずツールを1つ選ぶ：Googleユーザー→Gemini、Microsoftユーザー→Copilot
- 最初の1週間はメール下書きだけ試す：一番手軽で効果を実感しやすい
- 慣れたら資料の要約・Excel補助へ広げる：使える場面が自然と増えていく
「全部いっぺんに使いこなそう」とすると挫折します。まず1つの業務でAIを試して、「これ便利だな」という体験を積み重ねることが大事です。
AIは事務職の仕事を奪うものではなく、「時間がかかっていた作業を肩代わりしてくれる道具」です。使いこなした人から、より重要な仕事に時間を使えるようになります。
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