事務職・大学職員のためのAI活用完全ガイド【2026年版】｜ツール選びから実践まで全部わかる

この記事でわかること

✅ 事務職・大学職員がAIで時短できる代表的な業務と具体例
✅ Gemini・Copilot・ChatGPTの使い分けと選び方
✅ 職場でAIを安全に使うためのセキュリティの基本
✅ このブログの記事一覧（テーマ別）

はじめに

「AIがすごいのはわかるけど、自分の仕事にどう活かせばいいかわからない」

そう感じている事務職の方に向けて、この記事を書きました。

私は都内の総合大学に勤める文系出身の事務職員です。プログラミングの知識はゼロ。Excelの関数も毎回ネット検索していました。そんな私がAIを使い始めたことで、2〜3時間かかっていた作業が30分で終わるようになり、繰り返しの定型業務を自動化できるようになりました。

AIは「SEさんや技術職の人が使うもの」というイメージを持っている方もいるかもしれません。でも実際には、AIが最も力を発揮するのは事務職が日常的にこなしている「文章・整理・集計」の仕事です。

この記事では、ITが得意でない事務職の方が今日から使えるAI活用法を、ツール選びから具体的な使い方、セキュリティの注意点まで、まとめて解説します。また、このブログ（JIMU×AI）で扱っているテーマ別の記事一覧も紹介しています。まずここを読めば、次に何を読むべきかがわかるようになっています。

AIが得意な事務作業・苦手な作業

まず、AIに任せられる仕事と、人間が判断すべき仕事を整理しておきましょう。

AIが得意な事務作業

業務	具体例	削減できる時間の目安
文章の下書き・修正	メール・お知らせ文・議事録	30〜60分 → 5〜10分
情報の整理・要約	会議メモ・長文資料の要点抽出	60分 → 10分
Excel作業の補助	関数の作成・エラー原因の調査	都度の検索時間がゼロに
アンケートの分析	自由記述回答のカテゴリ分け	半日 → 30分

AIが苦手なこと（人間が判断すべきこと）

• 個人情報を含む書類の最終確認
• 対面での調整・交渉
• 組織の慣例・暗黙のルールへの対応
• 出力内容の事実確認（ファクトチェック）

AIは「作業の土台を作る」のが得意で、「最終判断をする」のは人間の役割です。この使い分けを押さえることが、事務職のAI活用の第一歩です。

AIツールの選び方｜まず1つから始める

「種類が多くて何を使えばいいかわからない」という方向けに、事務職が最初に試すべきツールを3つに絞りました。

① Gemini（Google）── 職場でGoogleを使っているなら最初の選択肢

Googleが提供するAIです。GmailやGoogleドライブとの連携がスムーズで、職場でGoogleアカウントを使っている方に最もおすすめです。

• Googleアカウントがあれば今すぐ使える
• ブラウザで開くだけで利用できるため、インストール不要
• 職場のGoogle Workspaceアカウントで利用できる場合は、個人アカウントよりも業務利用に向いていることがある

👉 詳しく読む：

② Microsoft Copilot── 職場でOffice・Teamsを使っているなら

MicrosoftのAIです。無料版はブラウザから使えます。職場のMicrosoftアカウントで利用できる場合は、個人アカウントよりも業務利用に向いていることがあります。ただし、入力できる情報の範囲は所属先のルールを確認してください。

• 無料版はEdgeブラウザからすぐ使える
• 職場のWordやExcelで使うには法人版の契約が必要
• 「ExcelにCopilotが出てこない」のには理由がある

👉 詳しく読む：

③ ChatGPT── 情報が豊富で入門者が使いやすい

OpenAIのChatGPTは知名度が高く、使い方の情報がインターネット上に豊富です。「困ったときに検索して解決しやすい」という点で入門者向きです。

• 無料版でも、文章作成・要約・アイデア出しなど基本的な作業に対応できる
• 有料プランでは、利用できる回数や機能が増える
• GeminiやCopilotとの比較・使い分けはこちら

👉 詳しく読む：

迷ったら、職場で使っているGoogleかMicrosoftに合わせるのが最もスムーズです。

今日から試せる！AI時短活用3選

1. ビジネスメールの文面を自動生成

要点を箇条書きにするだけで、丁寧なビジネスメールに整形してくれます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

以下の要点を入れて、学科教員への丁寧なメールを作成してください。
・オープンキャンパスの件で相談
・来週月曜か火曜の午後で30分ほど時間を確保してほしい
・候補日時の提示を依頼

2. PDF資料・長文の要約

会議資料（PDF）や長いWebページを渡して「要約して」「ポイントを3つ教えて」と指示するだけ。事前確認資料の作成や、複数業者の比較表づくりにも使えます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

この会議資料の概要を300字以内で要約してください。
特に、会議の具体的な議題と結論を明確にしてください。

👉 PDFを使った詳しい活用法はこちら：

3. Excel関数の自動生成

「〇〇学部のデータだけを集計したい」など目的を伝えると、そのまま使える関数を提示してくれます。

プロンプト例（コピペで使えます）：

以下のExcelデータについて、関数を教えてください。
・A列：学生番号
・B列：学部名
・C列：入学区分（一般入試・推薦入試・AO入試）
・D列：合否（合格・不合格）

【目的】「文学部」かつ「一般入試」で「合格」した学生の数を
F2セルに表示する関数を作成してください。

👉 Excel×AI活用の詳しい記事はこちら：

職場でAIを使う際のセキュリティ注意点

AIを業務で使う前に必ず押さえておくべきことが1点あります。

個人情報・機密情報はAIに入力しない

氏名・学籍番号・成績など個人を特定できる情報は、個人アカウントのAIには入力しないことが原則です。個人アカウントで入力した情報は、AIの学習に利用される可能性があります。

対策として有効なのは、固有名詞を「Aさん」「B学部」などに置き換えてからAIに渡すことです。

また、職場・大学で認められているアカウント（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を使うと、個人アカウントよりも業務利用に向いている場合があります。ただし、入力内容の扱いや利用できる範囲は契約内容・管理者設定・所属先のガイドラインによって異なるため、必ず事前に確認しましょう。

私の職場でも当初はAI使用に慎重な意見がありましたが、「個人情報を入れない使い方」を具体的に示すことで、徐々に理解が広がっていきました。

👉 セキュリティについて詳しく読む：

JIMU×AI 記事一覧｜テーマ別ガイド

このブログで扱っているテーマを整理しました。気になる分野から読み進めてください。

🤖 AIツール基礎・比較

ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotなど、主要AIツールの違いや選び方を知りたい方向けの記事です。

📄 文書・PDF活用

PDF資料の要約、文章校正、アンケート自由記述の整理など、文書作業をAIで効率化したい方向けの記事です。

📊 Excel・VBA活用

Excel関数、VBA、マクロ修正など、事務職のExcel作業をAIで楽にしたい方向けの記事です。

⚙️ 業務効率化・自動化

定型業務の自動化、毎回同じ指示の省略、AIへの作業依頼など、日常業務を効率化したい方向けの記事です。

🔐 AI利用時のセキュリティ

個人情報・学生情報・機密情報を扱う大学職員や事務職が、AIを安全に使うために確認しておきたい記事です。

🎓 大学・入試関連

AIが大学教育・入試・大学業務に与える影響を知りたい方向けの記事です。

🧠 AI時代のキャリア

AI時代に大学職員・事務職としてどう働くか、どんなスキルを身につけるべきかを考えたい方向けの記事です。

まとめ｜事務職のAI活用は「小さく始める」が正解

• まずツールを1つ選ぶ：Googleユーザー→Gemini、Microsoftユーザー→Copilot
• 最初の1週間はメール下書きだけ試す：一番手軽で効果を実感しやすい
• 慣れたら資料の要約・Excel補助へ広げる：使える場面が自然と増えていく

「全部いっぺんに使いこなそう」とすると挫折します。まず1つの業務でAIを試して、「これ便利だな」という体験を積み重ねることが大切です。

AIは事務職の仕事を奪うものではなく、時間がかかっていた作業を肩代わりしてくれる道具です。使いこなした人から、より重要な仕事に時間を使えるようになります。

このブログでは、非エンジニアの事務職でもすぐに使えるAI活用術を発信し続けています。気になる記事からぜひ読んでみてください。