【繰り返しのプロンプトは面倒】文系大学職員が「Gemini Gem」で定型業務を自動化する入門編

はじめに

ChatGPTやGeminiなどのAIを使った業務効率化は進んでいますか？

「メールの返信文を考えてもらう」「Excel関数を生成してもらう」といった作業は劇的に早くなりますが、AIを使うたびに「〜という形式で回答して」「丁寧語で、ただし簡潔に」という、決まったルール（プロンプト）を毎回入力し直すのは、地味に面倒で時間がかかります。

特に大学職員の業務では、文書のルールや体裁が厳格に決まっていることも多く、AIを使用する頻度が増えれば増えるほど毎回プロンプトを打つ手間が結構かかりますよね。

そこで活用したいのが、Google Geminiの「Gem」です。

Gemsは、あなたが設定した「口調」や「回答形式」をAIに記憶させ、ワンクリックで呼び出せる自分だけのカスタムAIアシスタントを作成できます。Geminiでは無料のアカウントでも利用可能です。

※ChatGPTでも類似の機能で「GPTs」というものがありますが、有料のアカウントのみで使用できる機能となっています。（2025年11月時点）

今回は、大学職員のルーティンワークをこれまでよりさらに簡略化するGemの活用法を解説します。

Gemとは？

Gemを一言で言えば、「特定のタスクに特化させ、回答ルールを記憶させたGemini」です。

通常のGeminiを使う場合と、Gemを使う場合の違いを見てみましょう。

Gemを使えば、あなたの代わりにAIが「あなたは〇〇課の職員です」「必ず結論から書きなさい」「説明は無しで、Excelの関数のみ表示してください」といった指示（カスタム指示）を常にAIに送り続けてくれます。

これにより、あなたは「要約して」「返信して」「出力して」と言うだけで、常に一定の形式で回答を得られるようになるのです。

大学職員におすすめ！Gem活用事例3選

メール作成アシスタント Gem

外部業者や教員とのやり取りで求められる、正確かつ丁寧なビジネスメール作成に特化させます。

設定するカスタム指示の例 「あなたは、大学の事務手続を熟知したベテラン職員です。回答は以下のルールを厳守してください。」

• 必ずです・ます調の丁寧語を使用する。
• 結論を冒頭に明記する。
• 件名を必ず明記する。
• 文頭は必ず「お世話になっております。入試課の佐藤です。」で始める。
• 文末は必ず「どうぞよろしくお願いいたします。」で締める。

Excel関数作成 Gem

複雑なExcel関数を、解説付きで生成させることに特化させます。

設定するカスタム指示の例 「あなたはExcelの関数を専門とするコンサルタントです。ユーザーの要望に対し、以下の形式で回答しなさい。」

• まずコピペできる関数を提示する。
• 次に、その関数の簡単な使い方と注意点を箇条書きで解説する。
• VBAやマクロといった複雑な方法は提案しないこと。

【画像で解説】誰でもできる！Gem作成の3ステップ

Gemで「繰り返しのプロンプト」は卒業しましょう

いかがでしたか？Gemを使用することで、以下のようなメリットがあります。

• 毎回プロンプトを打つ手間から解放される
• メールや関数生成といった定型業務においてAIの回答の質が安定する
• 複数のAIアシスタントをワンクリックで切り替えられる

定期的に行う業務はGemを使って、さらに効率化していきましょう！