はじめに
早速ですが、皆さんは「生成AI」を普段使っていますか？ここ1〜2年で一気に普及し、使ってみたことのある人も多いのではないでしょうか。しかし、使ったことのある人の多くは「〇〇風の画像生成」や「動物が料理をする動画の生成」など趣味や娯楽として使用している人が多い印象です。
仕事で本格的に活用している人が増えてきている一方で、（まさに私もその一人ですが）事務系の職種の方は文系出身の方が多く、「AIがすごいのは分かるけど、自身の仕事にどう活かしていけば良いのか分からない。」「SEさんや理系の技術職の人が仕事で使うもの。」というイメージを持っている方も多いのではないでしょうか？
しかし実は、事務系の業務はAIとの相性が非常に良く、皆さんが今抱えている仕事の多くをAIに任せることができるのです。本記事ではAIを業務で使ったことのない事務系の職種の方が、今すぐ誰にでもできる活用術を紹介していきます。
当ブログは現役大学職員の私が、AIツール（Gemini, ChatGPTなど）を活用し、事務業務改善をするためのAI活用ブログです。私自身、文系大学卒の非エンジニアの事務職員なので、専門用語は避けて読者の皆さんが分かりやすく、すぐ使える情報をお届けできるよう心がけています。
プロフィールの詳細は、以下をご覧ください。
なぜ私がAIを使うのか
大学職員として学校法人で仕事をしていく中で、数年にわたり次のような非効率に直面してきました。
- 前任者が作成したマクロ（Excelの自動化ツール）が修正できず、そのまま手作業で対応していた。
- 学科ごとに異なるデータ形式で資料提出を求められ、都度ExcelやAccessで整形していた。
- 志願者データの集計や分析に時間がかかり、外部システムを導入しても十分に活用できなかった。
大学業界は少子化の煽りを受け、職員数は減っていく一方でやるべき仕事は増える一方です。この現状を放置せず、現場レベルで改善できる手段として話題になっていた「生成AI」を使いはじめました。
〜誰でもできる〜基本のAI活用法
まずは、専門知識がなくても誰にでもすぐに試せるAI活用法を3つ紹介します。
どれも実務で役立ち、必要なのはPC・ネット環境のみです。
1. AIでビジネスメール文面を自動生成
教員や外部業者宛の丁寧なメール作成はAIの得意分野です。要点を箇条書きにするだけで、適切なビジネスメールに整形してくれます。
プロンプト例（コピペして試してください）
以下の要点を入れて、学科教員への丁寧なメールを作成してください。
・オープンキャンパスの件で相談
・来週月曜か火曜の午後で30分ほど時間を確保してほしい
・候補日時の提示を依頼使い方のコツ
- 件名を明記する（例：「オープンキャンパスについての相談」）。
- 相手の立場に応じた敬語レベルを指定すると精度が上がる。
- 返信期限や必要資料の有無など、要点を細かく伝える。
2. AIによるPDF資料やWebサイトの要約
会議資料（PDF）や参考情報のWebページを渡して「要約して」「重要なポイントを3つ教えて」「表にして」と指示すると、情報収集が短時間で終わります。
プロンプト例（コピペして試してください）
この会議資料PDFの概要を300字以内で要約してください。
特に、会議の具体的な議題と、結論を明確にしてください。※PDFの内容を直接貼り付けたり、長いWebページのURLを指示することも可能です。
実務での使いどころ
- 会議前の事前確認資料作成
- 外部研修の内容整理
- 複数資料の比較表作成（例：業者A・業者Bの機能比較）
注意点
- 元資料の機密性や取り扱いに注意する（社内・学内規程に従う）。
- AIが抽出する要点は過不足があることがあるため、最終チェックは人が行う。
3. AIでExcel関数を自動生成
「〇〇学部のデータだけを抽出したい」など目的を伝えると、そのまま使える関数を提示してくれます。自分のデータ構造（A列が学生番号、B列が学部など）を伝えると、そのままコピペで使える関数が得られます。
プロンプト例（コピペして試してください）
以下のExcelデータについて、指定された条件でデータを抽出・集計する関数を教えてください。
・A列：学生番号
・B列：学部名（例: 文学部、経済学部、法学部）
・C列：学年
・D列：入学区分（例: 一般入試、推薦入試、AO入試）
・E列：合否（例: 合格、不合格）
【目的】
・「文学部」かつ「一般入試」で「合格」した学生の数を数える関数を、
F2セルに設定できるように作成してください。※あなたの実際のデータ構造に合わせてプロンプトを調整してください。
実用例
- フィルタやIFS、VLOOKUP、COUNTIFS、SUMIFSなどの関数を具体的なセル参照付きで生成。
- 複雑な条件付き抽出や、関数以外を使った計算や集計も相談可能。
導入の利点
- 関数を調べる時間が減る
- 手入力によるミスが減る
AI導入時の注意点
- データの取り扱い：
→個人情報や機密データは社内・学内規程に従って扱う。外部にアップロードする前に必ず確認すること。 - 最終チェックの重要性：
→AIは誤った情報を生成することもあるため、最終チェックは人間が行う。
生成AIに慣れてきたら
ある程度、生成AIの使用を使用する頻度が多くなってくると、毎回同じ指示（プロンプト）を入れるのもだんだんと手間になってきます。繰り返しのプロンプトはGem（Google Gemini）やGPTs (Chat GPT)を使うことで省略できます。興味のある方はぜひ以下の記事も参考にしてください。
まとめ
大学の事務には、慣習や前例踏襲が残る部分が多く、非効率な作業が蓄積しています。AIはそれらの定型作業を効率化し、職員が企画立案や学生支援といった人間にしかできないより価値の高い業務に時間を割けるようにするためのツールです。生成AIを積極的に活用し、無駄を減らしていきましょう。このブログでは、大学事務職員が現場で使える実践的な手法を継続して発信します。この記事が、あなたの業務改善の第一歩になれば幸いです。
コメント